XRechnung erstellen: So geht es für Freelancer

Eine XRechnung ist eine Rechnung als XML-Datei: keine Ansicht für Menschen, sondern strukturierte Daten, die eine Software automatisch einlesen kann. Behörden verlangen sie schon lange, und mit der E-Rechnungspflicht wird sie auch zwischen Unternehmen Standard.

Wann brauchst du eine XRechnung?

Öffentliche Auftraggeber (Bund, viele Länder und Kommunen) verlangen sie bereits.
Unternehmen in Deutschland ab 2027 bzw. 2028, je nach deinem Vorjahresumsatz – Details im Artikel zur E-Rechnungspflicht.
Nicht nötig bei Privatkunden, bei Kunden im Ausland und als Kleinunternehmer beim Versand.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide gelten als E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931. Die XRechnung ist reines XML. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, das man auch ohne Software lesen kann. Öffentliche Auftraggeber verlangen meist ausdrücklich die XRechnung.

Was ist eine Leitweg-ID?

Rechnungen an Behörden brauchen eine Leitweg-ID. Sie sagt dem Rechnungseingangsportal, welche Stelle die Rechnung bekommt. Du bekommst sie von deinem Auftraggeber – frag bei der Beauftragung danach. An Unternehmen brauchst du keine.

So erstellst du eine XRechnung

Rechnung wie gewohnt schreiben – mit allen Pflichtangaben. Für die XRechnung sind zusätzlich z. B. eine E-Mail-Adresse und Bankverbindung nötig.
Software die XML erzeugen lassen: Von Hand schreibt niemand eine XRechnung.
Prüfen: Gute Programme prüfen die Datei gegen die offiziellen Regeln. Den offiziellen Validator stellt die KoSIT bereit.
Verschicken: an Unternehmen meist per E-Mail, an Behörden über deren Rechnungseingangsportal.

Häufige Fehler

Leitweg-ID fehlt bei Rechnungen an Behörden – die Rechnung wird abgelehnt.
Pflichtfelder fehlen, z. B. Kontaktdaten oder Zahlungsangaben.
PDF statt XML verschickt: Ein PDF ist keine XRechnung, auch wenn „E-Rechnung“ im Dateinamen steht.

So hilft dir QuotPay

QuotPay erzeugt zu jeder Rechnung und Gutschrift eine XRechnung 3.0 – in allen Tarifen, auch im kostenlosen. Die Leitweg-ID hinterlegst du einmal beim Kunden. Fehlen Pflichtangaben, sagt dir QuotPay vor dem Download, welche.

Rechnungen und Angebote in Minuten

QuotPay setzt die Pflichtangaben automatisch und schreibt Rechnungen in der Sprache deines Kunden.

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Quellen

Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Regeln ändern sich – prüfe deinen Fall mit deinem Steuerberater.

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