Rechnung Vorlage kostenlos: Muster mit allen Pflichtangaben

Eine gute Rechnungsvorlage spart dir bei jeder Rechnung Zeit. Sie hilft aber nur, wenn alle Pflichtangaben drinstehen und der Hinweis zur Umsatzsteuer zu deiner Situation passt. Hier findest du drei Muster für die häufigsten Fälle und eine Vorlage, die du sofort online ausfüllen kannst.

Was in jede Rechnungsvorlage gehört

• Dein Name und deine Anschrift, dazu Steuernummer oder USt-IdNr.
• Name und Anschrift deines Kunden
• Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
• Art und Umfang der Leistung, so konkret, dass man sie nachvollziehen kann
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag, oder ein Hinweis, warum keine Umsatzsteuer anfällt

Die ausführliche Liste mit Erklärungen steht im Artikel über die Pflichtangaben. Für Rechnungen bis 250 € brutto reichen weniger Angaben (Kleinbetragsrechnung).

Muster 1: Rechnung mit Umsatzsteuer

Der Normalfall: Du bist kein Kleinunternehmer und dein Kunde sitzt in Deutschland.

• Rechnungsnummer: RE-2026-001 · Rechnungsdatum: 23.10.2026
• Leistungszeitraum: 01.10.2026 bis 15.10.2026
• Leistung: Gestaltung Startseite und zwei Unterseiten, 10 Stunden à 80,00 €
• Nettobetrag: 800,00 €
• Umsatzsteuer 19 %: 152,00 €
• Gesamtbetrag: 952,00 €
• Zahlungsziel: Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug

Muster 2: Rechnung als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Der Rechnungsbetrag ist der Endbetrag, und auf die Rechnung gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

• Leistung: Gestaltung Startseite und zwei Unterseiten, 10 Stunden à 80,00 €
• Gesamtbetrag: 800,00 €
• Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Muster 3: Rechnung an ein Unternehmen im EU-Ausland

Arbeitest du für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, gilt meist das Reverse-Charge-Verfahren: Du stellst netto in Rechnung, und dein Kunde führt die Umsatzsteuer in seinem Land ab.

• Deine USt-IdNr. und die USt-IdNr. deines Kunden, beide sind Pflicht
• Nettobetrag: 800,00 €, ohne Umsatzsteuer
• Hinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“

Solche Umsätze meldest du zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung. Die Einzelheiten stehen im Artikel zu Reverse Charge.

Word, Excel oder online?

• Word oder Excel: kostenlos und flexibel. Aber du trägst Nummern und Summen selbst ein, und kopierte Rechnungen behalten leicht die alte Nummer.
• Online-Vorlage: rechnet Summen und Umsatzsteuer selbst und setzt den passenden Hinweis. Gut für gelegentliche Rechnungen.
• Rechnungsprogramm: vergibt fortlaufende Nummern, archiviert alles und erzeugt E-Rechnungen. Lohnt sich, sobald du regelmäßig Rechnungen schreibst.

Die fünf häufigsten Fehler in Rechnungsvorlagen

1. Rechnungsnummer doppelt, weil eine alte Rechnung kopiert und die Nummer nicht geändert wurde
2. Leistungsdatum fehlt, das Rechnungsdatum allein reicht nicht
3. Umsatzsteuer beim Kleinunternehmer ausgewiesen, mit den Folgen aus § 14c UStG
4. Fehlender Hinweis bei Kleinunternehmer-Rechnungen oder Reverse Charge
5. Leistung zu ungenau, etwa nur „Beratung“ ohne Zeitraum oder Umfang

So nutzt du die kostenlose Vorlage von QuotPay

1. Land und Art der Umsatzsteuer wählen: mit Umsatzsteuer, Kleinunternehmer oder Reverse Charge
2. Deine Daten und die deines Kunden eintragen
3. Leistungen mit Menge und Preis eintragen, Summen und Steuer rechnet die Vorlage
4. Vorschau prüfen und „Als PDF speichern“ wählen

Deine Eingaben bleiben in deinem Browser und werden nicht an QuotPay geschickt. Beim nächsten Besuch ist dein Entwurf noch da, solange du denselben Browser nutzt.

Wenn es mehr als eine Vorlage sein soll

Mit einem kostenlosen QuotPay-Konto vergibt QuotPay fortlaufende Rechnungsnummern, merkt sich deine Kunden, erinnert an offene Zahlungen und erzeugt auf Wunsch eine XRechnung. Und wenn dein Kunde ein Angebot online annimmt, entsteht die Rechnung automatisch.