Rechnung schreiben als Freelancer: Pflichtangaben und Regeln 2026

Eine Rechnung ist für das Finanzamt nur dann vollständig, wenn alle Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind. Fehlt eine Angabe, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen und wird dich um eine neue Rechnung bitten. Hier ist die Liste, die du abhaken kannst.

Die Pflichtangaben auf einen Blick

• Name und Anschrift von dir und von deinem Kunden
• Steuernummer oder USt-IdNr. von dir
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer: fortlaufend und nur einmal vergeben
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, also wann du gearbeitet hast
• Menge und Art der Leistung, so konkret, dass man sie nachvollziehen kann
• Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
• Steuersatz und Steuerbetrag, oder ein Hinweis, warum keine Umsatzsteuer anfällt
• Bruttobetrag

Kleinunternehmer: neue Grenzen seit 2025

Seit 2025 bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Vorher lag die Grenze bei 22.000 €. Wichtig: Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000 €, endet die Regelung sofort, schon ab diesem Umsatz.

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Auf die Rechnung gehört dann ein Hinweis, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Rechnungsnummer richtig vergeben

Die Nummer muss eindeutig sein und darf nur einmal vorkommen. Lücken sind erlaubt, solange du sie erklären kannst. Viele nutzen ein Muster wie RE-2026-0001. Eine einmal ausgestellte Rechnung änderst du nicht mehr. Ist etwas falsch, stornierst du sie und schreibst eine neue oder eine Gutschrift.

Aufbewahrung: 8 Jahre

Rechnungen sind Buchungsbelege. Seit 2025 musst du sie 8 Jahre aufbewahren, vorher waren es 10. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung entstanden ist. E-Rechnungen musst du elektronisch aufbewahren, ein Ausdruck reicht nicht.

E-Rechnung: was für Freelancer gilt

• Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür.
• Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz an andere Unternehmen im Inland E-Rechnungen schicken.
• Ab 1. Januar 2028 gilt das für alle Unternehmen bei Rechnungen an deutsche Unternehmen.
• Ausgenommen sind Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer beim Versand.

Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die eine Software automatisch lesen kann.

So hilft dir QuotPay

QuotPay setzt die Pflichtangaben automatisch, vergibt fortlaufende Rechnungsnummern, fügt bei Kleinunternehmern den § 19-Hinweis ein und erzeugt auf Wunsch eine XRechnung, auch im kostenlosen Tarif. Und wenn dein Kunde ein Angebot online annimmt, entsteht die Rechnung automatisch.