KSeF od 1 stycznia 2027: co zmienia się dla małych firm

KSeF działa już od lutego 2026 r. Dla większości firm obowiązek wystawiania faktur w KSeF zaczął się 1 kwietnia 2026 r. Dla najmniejszych firm prawdziwa zmiana przychodzi 1 stycznia 2027 r.

Dotychczasowe terminy

1 lutego 2026: obowiązek dla największych firm; wszyscy podatnicy muszą odbierać faktury w KSeF.
1 kwietnia 2026: obowiązek wystawiania dla pozostałych firm.
do 31 grudnia 2026: wyjątek dla firm, których miesięczna sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto.

Co zmienia się 1 stycznia 2027

Koniec wyjątku 10 000 zł: także najmniejsze firmy wystawiają faktury w KSeF.
Koniec faktur z kasy fiskalnej: paragon z NIP do 450 zł przestaje być fakturą uproszczoną – dla firm potrzebna jest faktura w KSeF.
Numer KSeF w przelewie: czynni podatnicy VAT płacący za fakturę ustrukturyzowaną podają w tytule przelewu numer KSeF lub identyfikator zbiorczy, także w MPP.
Podatnicy zwolnieni z VAT również wystawiają faktury w KSeF.

Co z fakturami dla osób prywatnych?

Faktury dla konsumentów nadal nie muszą trafiać do KSeF – możesz je wystawiać jak dotąd, np. w PDF.

Lista kontrolna przed 2027

Sprawdź, czy masz dostęp do KSeF (logowanie, uprawnienia, certyfikat do trybu offline).
Wybierz program do faktur z integracją KSeF albo aplikację Ministerstwa Finansów.
Ustal z księgową, jak przekazujesz faktury klientom zagranicznym (wizualizacja z kodem QR).
Dostosuj przelewy: numer KSeF w tytule płatności.

Jak pomaga QuotPay

QuotPay nie przesyła faktur do KSeF automatycznie, ale tworzy z faktury plik FA(3), który przesyłasz w bezpłatnej aplikacji KSeF Ministerstwa Finansów. Przyda się też do ofert, które klient akceptuje online, oraz do dokumentów dla klientów z zagranicy w ich języku.

Oferty i dokumenty dla klientów z Niemiec

W QuotPay pracujesz po polsku, a klient dostaje ofertę i dokumenty po niemiecku lub angielsku.

Zacznij za darmo Wystaw fakturę online za darmo

Źródła

Ten artykuł nie zastępuje porady podatkowej. Przepisy się zmieniają – sprawdź swoją sytuację z księgową.

Faktura wzór 2026: co musi zawierać i kiedy wystarczy PDFElementy faktury według art. 106e ustawy o VAT, faktura podatnika zwolnionego, wzór do pobrania – i kiedy fakturę trzeba już wystawić w KSeF.Oferta handlowa wzór: jak napisać ofertę, która wiążeCo powinna zawierać oferta handlowa, jak długo wiąże (art. 66 KC), czym różni się od zaproszenia do składania ofert – z wzorem i darmowym szablonem.Faktura dla klienta z Niemiec: jak ją wystawić w 2026 rokuUsługi dla niemieckiej firmy krok po kroku: odwrotne obciążenie, numer VAT UE, terminy, informacja podsumowująca i KSeF.Faktura po niemiecku: słownik pojęć dla freelanceraNajważniejsze niemieckie słowa na fakturze i w ofercie: od Rechnungsnummer po Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.