Pracujesz jako freelancer w Polsce i masz klienta w Niemczech? Przy usługach dla firm faktura wygląda inaczej niż w kraju. VAT rozlicza nabywca w Niemczech, a Ty wystawiasz fakturę bez polskiego VAT.
Gdzie jest miejsce opodatkowania?
Przy większości usług dla firm (art. 28b ustawy o VAT) miejscem opodatkowania jest kraj, w którym siedzibę ma nabywca. Dotyczy to typowych usług freelancerskich: programowania, grafiki, tekstów czy doradztwa. Warunek: Twój klient jest przedsiębiorcą i ma ważny numer VAT UE (w Niemczech: USt-IdNr.).
Co musi być na fakturze
- wszystkie zwykłe elementy faktury (art. 106e ustawy o VAT)
- adnotacja „odwrotne obciążenie”, najlepiej też po niemiecku: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”
- Twój numer VAT UE z prefiksem PL
- numer VAT UE nabywcy z kodem kraju DE
- kwota netto, bez polskiej stawki i kwoty VAT
Terminy
- Faktura: najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi.
- Informacja podsumowująca VAT-UE: usługę wykazujesz w informacji podsumowującej, w wersji elektronicznej do 25. dnia miesiąca po okresie rozliczeniowym.
Jesteś zwolniony z VAT?
Od 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240 000 zł. Nawet jeśli korzystasz ze zwolnienia, przy usługach dla firm z UE musisz zarejestrować się jako podatnik VAT-UE (zgłoszenie VAT-R), umieścić na fakturze adnotację „odwrotne obciążenie” i składać informację podsumowującą.
KSeF a klient z Niemiec
Od 1 kwietnia 2026 większość firm w Polsce wystawia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), także dla klientów zagranicznych. Niemiecki klient nie loguje się do KSeF, więc przekazujesz mu fakturę w uzgodniony sposób, np. jako PDF z kodem QR, który pozwala sprawdzić fakturę w KSeF. Do końca 2026 roku można wystawiać faktury poza KSeF, jeśli miesięczna sprzedaż na takich fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto.
Jak pomaga QuotPay
QuotPay działa po polsku, a dokumenty dla klienta tworzy po niemiecku, angielsku, francusku lub hiszpańsku. Przygotujesz w nim ofertę, którą klient akceptuje online, i dokument z adnotacją o odwrotnym obciążeniu. Uwaga: QuotPay nie przesyła faktur do KSeF automatycznie, ale tworzy z faktury plik FA(3), który przesyłasz w bezpłatnej aplikacji KSeF Ministerstwa Finansów.
Oferty i dokumenty dla klientów z Niemiec
W QuotPay pracujesz po polsku, a klient dostaje ofertę i dokumenty po niemiecku lub angielsku.
Źródła
- Świadczenie usług dla podatników VAT-UE w trybie art. 28b (ifirma.pl)
- Wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług przez podmiot zwolniony z VAT (poradnikprzedsiebiorcy.pl)
- KSeF a faktury dla zagranicznych klientów (ifirma.pl)
- Podatek VAT w 2026 roku (fakturownia.pl)
Ten artykuł nie zastępuje porady podatkowej. Przepisy się zmieniają – sprawdź swoją sytuację z księgową.