Szukasz wzoru faktury? Zanim skopiujesz szablon z internetu, sprawdź jedno: od 2026 roku większość firm w Polsce wystawia faktury w KSeF. Wzór w PDF lub Wordzie wystarczy już tylko w części przypadków.
Kiedy faktura w PDF jeszcze wystarczy?
- Faktury dla osób prywatnych (konsumentów) – KSeF jest dla nich dobrowolny.
- Do 31.12.2026: najmniejsze firmy, jeśli miesięczna sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto.
Co musi zawierać faktura VAT (art. 106e)
- datę wystawienia i kolejny numer
- imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy sprzedawcy i nabywcy
- NIP sprzedawcy i nabywcy
- datę dostawy lub wykonania usługi, jeśli różni się od daty wystawienia
- nazwę towaru lub usługi, miarę i ilość
- cenę jednostkową netto oraz wartość netto
- stawkę podatku, sumę wartości netto i kwotę podatku według stawek
- kwotę należności ogółem
- adnotacje, jeśli dotyczą: np. „odwrotne obciążenie” lub „mechanizm podzielonej płatności”
Faktura podatnika zwolnionego z VAT
Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego (art. 113, limit 240 000 zł od 2026 r.), faktura jest krótsza: bez stawki i kwoty VAT. Wystarczą m.in. data, numer, dane stron, nazwa usługi, ilość, cena i kwota. Podstawy prawnej zwolnienia przy art. 113 nie musisz podawać – przyjęło się jednak wpisywać np. „zwolnienie podmiotowe z VAT, art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”.
Wzór: faktura VAT za usługę
- Faktura nr 31/10/2026 · Data wystawienia: 27.10.2026 · Data wykonania usługi: październik 2026
- Usługa: projekt graficzny strony głównej, 1 szt. × 2 000,00 zł netto
- Wartość netto: 2 000,00 zł · VAT 23 %: 460,00 zł · Do zapłaty: 2 460,00 zł
- Termin płatności: 14 dni, przelew
Potrzebujesz faktury w PDF, np. dla klienta prywatnego lub z zagranicy? Darmowy szablon liczy VAT i dodaje adnotacje automatycznie. Bez rejestracji.
Wystaw fakturę za darmoJak pomaga QuotPay
QuotPay przygotuje ofertę i dokument po polsku, niemiecku, angielsku, francusku lub hiszpańsku. Uwaga: QuotPay nie przesyła faktur do KSeF automatycznie, ale tworzy z faktury plik FA(3), który przesyłasz w bezpłatnej aplikacji KSeF Ministerstwa Finansów.
Oferty i dokumenty dla klientów z Niemiec
W QuotPay pracujesz po polsku, a klient dostaje ofertę i dokumenty po niemiecku lub angielsku.
Źródła
- Faktura podatnika zwolnionego z VAT – wymagane elementy (ifirma.pl)
- Krajowy System e-Faktur (ksef.podatki.gov.pl)
- Rząd zmienia plany dotyczące KSeF (portal.faktura.pl, 20.10.2026)
Ten artykuł nie zastępuje porady podatkowej. Przepisy się zmieniają – sprawdź swoją sytuację z księgową.