E-Rechnung Pflicht 2027 und 2028: Was Freelancer wissen müssen

Die E-Rechnung kommt in Stufen. Empfangen müssen sie alle Unternehmen schon seit 2025. Beim Verschicken gibt es Übergangsfristen bis Ende 2027. Für die meisten Freelancer wird es ab dem 1. Januar 2028 ernst, für Kleinunternehmer gar nicht.

Die Fristen auf einen Blick

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
• Bis 31. Dezember 2026: Alle dürfen noch Papierrechnungen schicken, oder mit Zustimmung des Kunden ein PDF.
• Im Jahr 2027: Papier oder PDF nur noch, wenn dein Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug. Darüber ist die E-Rechnung Pflicht.
• Ab 1. Januar 2028: Rechnungen an Unternehmen in Deutschland müssen als E-Rechnung verschickt werden, unabhängig vom Umsatz.

Kleinunternehmer: dauerhaft vom Versand befreit

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG darfst du deine Rechnungen immer als „sonstige Rechnung“ schicken, also als Papier oder PDF. Das steht in § 34a Satz 4 UStDV und gilt ohne Ablaufdatum. Das BMF hat im Schreiben vom 15. Oktober 2026 bestätigt, dass Kleinunternehmer von der Pflicht ausgenommen sind, E-Rechnungen aber freiwillig ausstellen dürfen.

Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem können, wie jedes andere Unternehmen auch. Und wenn du die Kleinunternehmergrenze überschreitest, gilt für dich ab dann die normale Pflicht.

Was zählt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software automatisch lesen kann. Es muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland üblich sind:

• XRechnung: eine reine XML-Datei, ohne Ansicht für Menschen
• ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, ab Version 2.0.1, aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC WL

Ein normales PDF, ein Scan oder eine Word-Datei ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt. Das Gesetz nennt das „sonstige Rechnung“.

Wann du keine E-Rechnung brauchst

• Rechnungen an Privatpersonen
• Rechnungen an Kunden im Ausland: Die Pflicht gilt nur, wenn du und dein Kunde in Deutschland ansässig seid
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise
• Bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Heilbehandlungen
• Rechnungen von Kleinunternehmern, siehe oben

Was passiert, wenn du trotzdem ein PDF schickst?

Das größte Risiko trägt dein Kunde. Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben und er bekommt nur ein PDF, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß, und sein Vorsteuerabzug ist in Gefahr. Er wird also eine neue Rechnung verlangen, und du wartest länger auf dein Geld. Ein Bußgeld droht dir allein dafür laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 nicht.

Empfangen: das brauchst du schon heute

• Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg.
• Ein Programm zum Ansehen, denn eine XRechnung ist reine XML-Datei. Viele Buchhaltungsprogramme und kostenlose Viewer zeigen sie lesbar an.
• Archiv im Original: Bewahre die E-Rechnung so auf, wie du sie bekommen hast, also die XML-Datei, und zwar 8 Jahre. Ein Ausdruck reicht nicht.

Checkliste für Freelancer

1. Bist du Kleinunternehmer? Dann musst du nur empfangen können.
2. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Dann gilt die Pflicht für dich schon 2027.
3. Schreibst du Rechnungen an Unternehmen in Deutschland? Nur dafür gilt die Pflicht.
4. Such dir bis Ende 2027 ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
5. Richte schon jetzt Postfach, Viewer und Archiv für eingehende E-Rechnungen ein.

So hilft dir QuotPay

QuotPay erzeugt zu jeder Rechnung eine XRechnung 3.0, auch im kostenlosen Tarif. Du schreibst die Rechnung wie gewohnt, und QuotPay liefert PDF und XRechnung zusammen. Die kostenlose Vorlage ohne Anmeldung erstellt dagegen nur ein PDF und reicht deshalb bis Ende 2027 oder als Kleinunternehmer.